Prinsip kerja dasar teknologi RFID tidak rumit: setelah tag memasuki medan magnet, ia menerima sinyal frekuensi radio yang dikirim oleh pembaca, dan mentransmisikan informasi produk (PassiveTag, tag pasif atau tag pasif) yang disimpan dalam chip dengan energi yang diperoleh oleh arus induksi, Atau secara aktif mengirim sinyal dengan frekuensi tertentu (ActiveTag, tag aktif atau tag aktif); setelah pembaca membaca dan menerjemahkan informasi, informasi tersebut dikirim ke sistem informasi pusat untuk pemrosesan data terkait.
Sistem RFID (Radio Frequency Identification) terdiri dari dua bagian: unit baca/tulis dan transceiver elektronik. Pembaca mengirimkan pulsa elektromagnetik melalui antena, dan transceiver menerima pulsa ini dan mengirimkan informasi yang tersimpan ke pembaca sebagai tanggapan. Sebenarnya, ini adalah pembacaan, penulisan, atau penghapusan data tanpa kontak dalam memori.
Secara teknis, "tag pintar" terdiri dari sirkuit RFID yang mencakup chip RFID dengan porsi frekuensi radio RFID dan loop antena ultra-tipis yang tertanam ke dalam tag bersama dengan lembaran plastik tipis. Biasanya, label kertas dilampirkan pada label ini, dan beberapa informasi penting dapat dicetak dengan jelas pada label kertas. Label pintar saat ini umumnya seukuran kartu kredit. Untuk barang kecil ada label dengan ukuran 4,5×4,5 cm, dan ada juga label melingkar dengan diameter 4,7 cm yang digunakan pada CD dan DVD.
Keunggulan teknologi transceiver dibandingkan dengan teknologi ID lainnya seperti barcode atau magnetic stripes adalah hubungan nirkabel antara reader dan transceiver: unit baca/tulis tidak memerlukan kontak visual dengan transceiver, sehingga dapat diintegrasikan sepenuhnya ke dalam produk. Ini berarti bahwa transceiver cocok untuk lingkungan yang keras dan transceiver tidak sensitif terhadap kelembaban, kotoran, dan pengaruh mekanis. Oleh karena itu, sistem transceiver memiliki keandalan pembacaan yang sangat tinggi, akuisisi data yang cepat, dan penghematan tenaga kerja dan kertas yang tidak kalah pentingnya.